Il passaggio dall’analogico al digitale può rendere i processi di lavoro più efficienti e moderni, indipendentemente dalla dimensione dell’azienda
Chiodoni Luigi SA si propone di migliorare la quotidianità lavorativa delle PMI della Svizzera italiana fornendo soluzioni digitali all’avanguardia. Il processo di digitalizzazione sarà inevitabile per tutte quelle aziende che vogliono rimanere competitive. Anche per le piccole e medie realtà imprenditoriali che formano il tessuto economico della svizzera Italiana. Per facilitare questo processo che inevitabilmente come tutti i cambiamenti incontra qualche resistenza, Chiodoni Luigi SA assicura un’attenzione particolare alle esigenze e alle peculiarità di ogni singola azienda supportando al contempo- con il suo team di professionisti – tutti i collaboratori in un passaggio graduale dall’analogico “cartaceo” al digitale.
È l’esperienza che Chiodoni Luigi SA ha proposto a Cometal SA. L’azienda con sede a Riazzino, si distingue per il suo costante impegno nel miglioramento del servizio ai clienti e nell’innovazione. Fondata nel 1971 da Augusto Tunesi, e diretta dal 2006 dal figlio Davide in collaborazione con la sorella Melania, l’azienda si è rapidamente sviluppata nel settore delle protezioni solari, rolladen, lamelle in alluminio, gelosie, tende da sole. Oggi conta ca. 40 dipendenti e ha ampliato la sua gamma di prodotti includendo serramenti, opere da fabbro, parapetti ecc. Al suo interno ha aggiunto anche il settore di termolaccatura così da essere sempre più indipendente e offrire al cliente il prodotto completamente assemblato in casa. Il suo successo è frutto non solo di una produzione di qualità, ma anche di una gestione aziendale lungimirante e innovativa, come dimostra l’introduzione 4 anni fa di un software per l’archiviazione documentale e la digitalizzazione dei processi di lavoro., implementato in azienda grazie alla collaborazione con Chiodoni Luigi SA.
Il Direttore di Cometal SA Davide Tunesi sottolinea come la decisione di introdurre questo software sia stata dettata dalla necessità di ottimizzare i flussi di lavoro, snellendo i processi amministrativi e di controllo dei progetti e riducendo i tempi di ricerca dei documenti. Prima dell’implementazione di queste tecnologie, infatti, la ricerca di un documento poteva richiedere diversi minuti e in alcuni casi addirittura anche ore dovendo andare in archivio. Inoltre, il passaggio manuale dei documenti da un ufficio all’altro comportava un dispendio di energia e di tempo, e spesso la situazione degenerava in disagi organizzativi. L’introduzione di un software per l’archiviazione documentale ha quindi rappresentato una soluzione pratica ed efficiente a questi problemi.
Il funzionamento del software è piuttosto semplice: ogni reparto ha il compito di archiviare i propri documenti – fatture, ordini, bollettini di consegna ecc. – secondo criteri stabiliti. Il sistema di workflow “invia” automaticamente i documenti nei vari reparti o alle persone prestabilite per eseguire i diversi controlli e processi. I vantaggi di questo sistema sono molteplici: velocità nella ricerca di documenti, possibilità di ricerca in base a parole chiave o frasi all’interno del documento, miglior controllo sullo stato dei documenti e dei processi di lavoro. Inoltre, la riduzione dell’uso di carta ha permesso un notevole risparmio di spazio che può essere utilizzato in modo migliore.
Il Direttore Tunesi mette in rilievo come il percorso di digitalizzazione si sia svolto attraverso una serie di tappe ben delineate. Il Direttore ha apprezzato che il team di Chiodoni Luigi SA abbia dedicato tempo all’ascolto e all’analisi, per comprendere al meglio l’organizzazione della sua azienda. Successivamente, attraverso una serie di interviste, sono state discusse e valutate diverse possibilità per l’implementazione del software e la personalizzazione dei processi di lavoro digitali. Davide Tunesi è soddisfatto perché “sono state rispettate sia le peculiarità dell’azienda che le esigenze dei vari reparti e dei collaboratori.”
Come per tutti i cambiamenti, l’introduzione di questo sistema non è stata priva di difficoltà. Anche all’interno di Cometal, la principale difficoltà è stata convincere l’intera azienda a fare il passo verso la digitalizzazione e a impegnarsi per studiare e impratichirsi con il nuovo sistema. Ma, grazie all’aiuto del team di professionisti della Chiodoni Luigi SA e a un’introduzione graduale, i dipendenti dell’azienda di Riazzino hanno avuto il giusto sostegno per passare con convinzione dal cartaceo al digitale.
Il risultato sono processi di lavoro efficienti e moderni, che rispecchiano l’innovativa visione di Cometal SA. Riguardo alla questione se il processo di digitalizzazione possa rappresentare un vantaggio anche per le piccole aziende del nostro territorio, Tunesi è convinto che la dimensione dell’azienda non sia un fattore decisivo. Il Direttore di Cometal ritiene che anche le piccole imprese possono trarre grandi benefici dalla digitalizzazione e avverte che “indipendentemente dalle dimensioni dell’azienda, chi intraprende il percorso di digitalizzazione potrebbe rammaricarsi di non averlo fatto prima” perché il giusto livello di digitalizzazione è un’opportunità che trasforma il lavoro per liberare tempo e spazio, massimizzando la produttività.
